Hàng Bị Giữ Ở Hải Quan: 7 Nguyên Nhân Và Cách Xử Lý Nhanh

Hàng bị giữ ở hải quan có lẽ là thông báo khiến bất kỳ ai làm nghề buôn bán hay đánh hàng nhập khẩu đều phải thót tim, nhất là khi lô hàng đó khách đã cọc tiền và ngày nào cũng giục giao.

Cảm giác nhìn cả một kiện hàng lớn đứng im bất động ở cửa khẩu hay cảng biển, trong khi tiền lưu container, lưu kho bãi cứ nhảy từng ngày là nỗi ám ảnh có thật. Đáng nói hơn, có những lô hàng bị “giam” lại không phải vì buôn hàng cấm, mà chỉ vì những sơ suất rất nhỏ như đối tác bên Trung Quốc ghi nhầm tên hàng, áp sai một mã số thuế hay thiếu một tờ giấy xác nhận.

Thực tế, hầu hết các rủi ro này đều có thể lường trước và phòng tránh được nếu bạn nắm chắc luật chơi ngay từ đầu. Bài viết này sẽ chỉ rõ cho bạn 7 nguyên nhân phổ biến khiến hàng bị giữ ở hải quan, cách tháo gỡ thực tế cho từng trường hợp, sự khác nhau một trời một vực giữa hàng tiểu ngạch và chính ngạch khi gặp sự cố, cùng kinh nghiệm kiểm soát hàng trước khi rời xưởng.

Phần lớn hàng bị giữ ở hải quan đều vướng chứng từ, mã HS hoặc trị giá khai báo.

7 Nguyên Nhân Khiến Hàng Bị Giữ Ở Hải Quan Thường Gặp Nhất

Mỗi kiện hàng khi qua cửa khẩu đều phải trải qua quy trình rà soát nghiêm ngặt. Chỉ cần một khâu bị lệch nhịp, hàng sẽ lập tức bị chặn lại. Bạn hãy đối chiếu bảng dưới đây để biết lô hàng của mình đang vướng ở trường hợp nào:

Nhóm lỗi hồ sơ, mã HS và trị giá khai báo

Nhóm lỗi hàng hoá và kiểm hoá thực tế

Nguyên nhân nào gỡ nhanh, nguyên nhân nào coi như mất trắng

Thực tế đi hàng cho thấy, 3 nguyên nhân đầu tiên khiến hàng bị giữ ở hải quan (giấy tờ, mã HS, định giá) là phổ biến nhất và hoàn toàn có thể giải quyết êm đẹp trong vòng một tuần nếu xử lý nhanh nhẹn.

Riêng nhóm hàng cần kiểm tra chuyên ngành sẽ tốn nhiều thời gian nhất, còn dính vào hàng cấm hay hàng nhái thì coi như mất trắng. Vì vậy, trước khi xuống tiền ôm một mặt hàng mới lạ, bạn hãy dành vài phút xem qua bài viết danh mục hàng hóa cấm xuất nhập khẩu và cách xác định mã chuẩn ở bài mã HS code là gì.

Thiếu một tờ giấy trong bộ hồ sơ cũng đủ khiến tờ khai dừng lại giữa chừng.

Các Bước Cần Làm Ngay Khi Nhận Tin Hàng Bị Giữ Ở Hải Quan

Ngay lúc nhận tin hàng bị giữ ở hải quan, tâm lý chung ai cũng sốt ruột và muốn gọi điện nhờ vả khắp nơi. Tuy nhiên, cách xử lý khôn ngoan nhất là bình tĩnh đi từng bước rõ ràng để tránh mất thêm tiền oan:

• Bước 1: Đòi bằng được văn bản hoặc lý do giữ hàng cụ thể: Bạn hãy yêu cầu bên vận chuyển hoặc đại lý làm thủ tục gửi ngay thông báo chính thức của hải quan. Cần biết chính xác lý do là gì: đang thiếu giấy tờ nào, nghi ngờ giá trị hay yêu cầu mở hàng ra kiểm tra (kiểm hóa)?
• Bước 2: Soi lại toàn bộ bộ hồ sơ mua bán: Đặt các giấy tờ gồm Hợp đồng, Hóa đơn (Invoice), Bảng kê đóng gói (Packing List), Vận đơn và C/O cạnh nhau. Kiểm tra từng con số xem tên hàng, số lượng thùng, số lượng cái, cân nặng và đơn giá có bị lệch chữ nào giữa các bản hay không.
• Bước 3: Bổ sung hoặc nộp tờ khai sửa đổi càng sớm càng tốt: Cơ quan hải quan luôn có thời hạn quy định để bổ sung. Nếu bạn chủ động khai báo sửa đổi trước khi cán bộ tiến hành kiểm tra thực tế, mức độ xử lý thường chỉ dừng ở mức nhắc nhở nhẹ nhàng. Để bị phát hiện sai lệch sau khi đã mở thùng kiểm hóa thì chắc chắn sẽ bị phạt tiền.

Nộp thuế, nộp phạt và chờ tờ khai thông quan

• Bước 4: Nộp thuế và tiền phạt ngay khi có kết quả: Khi đã có quyết định ấn định thuế hoặc biên bản xử phạt, bạn nên thu xếp nộp ngay. Đừng chần chừ hay đôi co kéo dài ngày, vì tiền lưu container và lưu kho bãi ngoài cảng nhảy số theo từng ngày đêm, đôi khi còn đắt hơn cả tiền phạt.
• Bước 5: Chờ tờ khai thông quan hoàn tất mới điều xe: Bạn hãy theo dõi trạng thái tờ khai trên phần mềm thông quan điện tử. Chỉ khi hệ thống báo màu xanh (đã hoàn thành nghĩa vụ thông quan), bạn mới cho xe vào bãi rút hàng về kho, tránh tình trạng xe tải đến nằm chờ phát sinh thêm tiền cước xe.

Nếu bạn đi hàng dịch vụ trọn gói, bên làm thủ tục sẽ thay bạn lo các bước này. Việc của bạn chỉ là phối hợp cung cấp đúng hóa đơn chứng từ gốc khi được yêu cầu. Bạn cũng có thể chủ động tra cứu các quy định xử phạt mới nhất trên Cổng thông tin của Tổng cục Hải quan Việt Nam.

Đặt hợp đồng, invoice, packing list và vận đơn cạnh nhau để tìm chỗ lệch.

Hàng Bị Giữ Ở Hải Quan: Tiểu Ngạch Khác Gì So Với Chính Ngạch?

Đây là phần mà rất nhiều bạn mới kinh doanh hay bị nhầm lẫn. Cùng là mang tiếng “bị giữ hàng”, nhưng vị thế và quyền tự quyết của bạn ở hai hình thức này hoàn toàn trái ngược nhau:

Bảng so sánh tiểu ngạch và chính ngạch khi gặp sự cố

Vì sao hàng gom tiểu ngạch hay bị chặn ở cửa khẩu

Hàng tiểu ngạch bị giữ ở hải quan đa phần là do rơi đúng vào các đợt lực lượng chức năng siết chặt kiểm tra tại khu vực biên giới, mà giới buôn bán hay gọi nôm na là đợt “tắc biên”. Để nắm được chu kỳ này nhằm lên kế hoạch nhập hàng hợp lý, bạn có thể xem thêm bài phân tích tắc biên Trung Quốc xảy ra khi nào.

Còn nếu bạn vẫn đang đắn đo xem mặt hàng của mình nên đi đường nào vừa tiết kiệm vừa an toàn, bài so sánh phân biệt chính ngạch và tiểu ngạch sẽ giúp bạn có câu trả lời rõ ràng nhất.

Hàng gom tiểu ngạch bị giữ ở hải quan vào các đợt siết kiểm tra tại cửa khẩu.

Nếu Chẳng May Bị Mất Hàng Thật, Ai Sẽ Đền Tiền Cho Bạn?

Khi sự cố hàng bị giữ ở hải quan dẫn đến kết cục xấu nhất là mất hàng, việc phân xử đền bù sẽ dựa trên bản chất của nguyên nhân gây ra:

• Trường hợp mất do lỗi sản phẩm: Hàng bị tịch thu, tiêu hủy vì bạn nhập hàng cấm, hàng nhái nhãn hiệu của hãng lớn, hoặc bạn cố tình yêu cầu bên vận chuyển khai gian lận số lượng. Ở trường hợp này, chắc chắn không một đơn vị vận chuyển nào đồng ý đền bù, bởi lỗi vi phạm bắt nguồn từ chính quyết định của bạn.
• Trường hợp mất do lỗi vận hành: Hàng bị thất lạc, vỡ nát trong quá trình bốc dỡ kiểm tra, hoặc bị cơ quan chức năng phạt giam giữ do bên vận chuyển tự ý khai báo sai lệch nghiệp vụ của họ. Trường hợp này bạn hoàn toàn có quyền yêu cầu đơn vị vận chuyển bồi hoàn thiệt hại thỏa đáng.

4 câu hỏi “chắc cú” nên hỏi thẳng đơn vị vận chuyển trước khi giao hàng

• Nếu lô hàng của tôi bị giữ lại do nhân viên bên bạn khai sai mã hoặc sai tên hàng, thì các chi phí lưu kho bãi phát sinh bên nào sẽ chịu?
• Trong tình huống xấu nhất là mất hàng, mức đền bù bên bạn tính trên 100% giá trị hóa đơn mua hàng hay tính đền theo số cân nặng (kg)?
• Kiện hàng này giá trị cao, tôi muốn mua thêm bảo hiểm hàng hóa thì phí bao nhiêu phần trăm và quy định đền bù ra sao?
• Kể từ ngày xác nhận hàng bị thất lạc/tịch thu do lỗi vận chuyển, sau bao nhiêu ngày thì tôi nhận được tiền đền bù?

Tại Yến China Logistics, các kiện hàng đi theo hình thức nhập hàng chính ngạch Trung Quốc đều được đội ngũ chuyên viên rà soát từng dòng tên hàng, mã HS và đối chiếu khớp từng tệ trên hóa đơn gốc. Nếu phát sinh sự cố giữ hàng do lỗi nghiệp vụ từ phía Yến China, chúng tôi sẽ chịu toàn bộ chi phí lưu bãi và cam kết bồi thường minh bạch theo đúng giá trị đơn hàng đã xác nhận.

Kinh Nghiệm Phòng Tránh Hàng Bị Giữ Ở Hải Quan Ngay Từ Lúc Đặt Đơn

Dân đi hàng lâu năm đều hiểu: “Phòng bệnh luôn rẻ hơn chữa bệnh”. Bỏ ra 15 phút cẩn thận từ lúc ở nhà sẽ cứu bạn khỏi cảnh mất tiền triệu và mất ăn mất ngủ khi hàng về cửa khẩu. Hãy nhớ kỹ 5 mẹo sau:

• Kiểm tra kỹ điều kiện mặt hàng trước khi xuống cọc: Đồ chơi trẻ em bắt buộc phải có tem hợp quy (CR), mỹ phẩm bắt buộc phải có phiếu công bố lưu hành, thực phẩm phải kiểm tra vệ sinh an toàn thực phẩm. Nếu bạn chưa có trong tay các loại giấy tờ này, tuyệt đối đừng liều lĩnh nhập số lượng lớn.
• Nhắc nhà xưởng làm Invoice và Packing List thật chuẩn: Yêu cầu bên bán bên Trung Quốc mô tả rõ ràng tên sản phẩm, làm bằng chất liệu gì, dùng để làm gì. Tránh để họ tiện tay ghi chung chung như “goods”, “gift” hay “sample” hải quan rất hay mở kiểm tra những kiện hàng ghi mập mờ như vậy.
• Đừng dại dột khai thấp giá trị để trốn thuế: Việc hạ giá trị trên hóa đơn xuống quá sâu để giảm chút tiền thuế nhập khẩu là con dao hai lưỡi. Một khi đã bị hải quan chuyển sang diện nghi ngờ và gọi lên tham vấn giá, thời gian bạn phải nghỉ làm để đi giải trình, cộng thêm tiền lưu kho bãi sẽ nuốt trọn số tiền thuế bạn định “tiết kiệm”.

Chọn tuyến đi và gửi giấy tờ trước khi hàng rời xưởng

• Hàng giá trị cao thì kiên quyết đi chính ngạch: Hàng hóa có thương hiệu, đồ điện tử đắt tiền hoặc nguyên liệu bạn cần lấy hóa đơn đỏ đầu vào cho công ty thì nên đi chính ngạch. Còn những mặt hàng gia dụng lặt vặt, giá trị thấp thì mới nên cân nhắc đi tuyến ghép bao; bạn có thể xem lại tổng hợp các tuyến tại bài viết vận chuyển hàng Trung Quốc về Việt Nam.
• Gửi giấy tờ cho đơn vị vận chuyển kiểm tra trước khi hàng xuất kho: Đừng đợi hàng về đến cửa khẩu Lạng Sơn, Móng Cái hay cập cảng Hải Phòng rồi mới cuống cuồng đi dịch thuật, xin giấy tờ xưởng. Hãy gửi toàn bộ file mềm cho bên logistics duyệt trước ngay khi hàng vừa đóng xong ở xưởng bên Trung Quốc.

Khai đúng ngay từ đầu và đi chính ngạch giúp hàng thông quan đúng hạn.

Những Câu Hỏi Thường Gặp Về Hàng Bị Giữ Ở Hải Quan (FAQ)

Hàng bị giữ ở hải quan thì bao lâu mới lấy ra được?

Thời gian phụ thuộc hoàn toàn vào lỗi vi phạm:

• Nếu chỉ thiếu giấy tờ hoặc áp sai mã HS: thường mất từ 1 đến 5 ngày làm việc sau khi bạn nộp đủ hồ sơ sửa đổi.
• Nếu phải tham vấn giá: kéo dài từ 5 đến 10 ngày làm việc để đối soát công nợ thanh toán.
• Nếu phải chờ làm kiểm tra chất lượng chuyên ngành: mất khoảng 1 đến 4 tuần tùy quy trình của cơ quan kiểm nghiệm.
• Nếu là hàng cấm, hàng giả: vĩnh viễn không được lấy ra và sẽ bị đem đi tiêu hủy.

Làm sao tôi biết hàng của mình có đang bị giữ ở hải quan hay không?

Khi nghi hàng bị giữ ở hải quan mà bạn đi đường chính ngạch, bạn có thể nhìn thấy mã trạng thái trên phần mềm hải quan (chuyển sang luồng vàng cần duyệt giấy tờ hoặc luồng đỏ cần kiểm hóa). Nếu bạn gửi hàng qua các bên dịch vụ gom hàng, họ sẽ thông báo khi xe chưa thể thông quan. Một dấu hiệu nhận biết dễ thấy là nếu hàng về chậm hơn lịch hẹn thông thường từ 3 đến 4 ngày mà không có lý do thời tiết, bạn nên giục bên vận chuyển kiểm tra ngay.

Hàng bị giữ có nguy cơ bị tịch thu hoặc tiêu hủy không?

Nguy cơ này chỉ xảy ra khi bạn nhập hàng thuộc danh mục quốc cấm (vũ khí, chất cấm, văn hóa phẩm độc hại), hàng nhái nhãn hiệu của các thương hiệu đã được bảo hộ tại Việt Nam, hoặc gian lận số lượng cực lớn có dấu hiệu buôn lậu. Những lỗi giấy tờ thông thường thì chỉ cần nộp phạt hành chính, sửa lại tờ khai là hàng được thả bình thường.

Hàng đi tiểu ngạch mà bị giữ thì có cứu được không?

Cơ hội lấy lại được hay không phụ thuộc rất lớn vào tính chất đợt kiểm tra tại cửa khẩu. Nếu chỉ là kiểm tra hành chính định kỳ và hàng của bạn là đồ tiêu dùng bình thường (quần áo trơn, đồ nhựa…), xe hàng thường sẽ được giải phóng sau khi xong đợt siết. Nhưng nếu xe đó vô tình có chứa hàng cấm của người khác gửi ghép vào, thì nguy cơ toàn bộ hàng trên xe bị giữ lại rất lâu hoặc tịch thu là rất cao.

Lỗi làm hàng bị giữ thì ai là người phải chịu trách nhiệm?

Nếu lỗi do bản chất món hàng (bạn đặt mua hàng nhái, hoặc tự ý đòi khai hạ giá) thì bạn phải là người chịu trách nhiệm và trả toàn bộ chi phí phạt. Ngược lại, nếu hồ sơ bạn chuẩn bị đầy đủ chuẩn xác mà do nhân viên vận chuyển làm rơi rớt giấy tờ, nhập liệu sai mã hàng trên hệ thống, thì đơn vị vận chuyển đó phải có nghĩa vụ đứng ra xử lý và chịu các khoản tiền lưu kho phát sinh.

Xử Lý Hàng Bị Giữ Ở Hải Quan Cùng Yến China Logistics

Việc hàng bị giữ ở hải quan suy cho cùng phần lớn đều xoay quanh câu chuyện giấy tờ: chứng từ chưa chuẩn, mã số chưa khớp, hoặc khai báo chưa sát giá thực tế. Những lỗi này xử lý thì không quá khó, nhưng cái giá phải trả bằng thời gian, tiền lưu kho bãi và sự sốt ruột của khách hàng là rất đắt.

Chỉ cần bạn kỹ tính hơn một chút ở khâu chuẩn bị, yêu cầu bên bán cung cấp chứng từ minh bạch và chọn giải pháp đi hàng chính ngạch cho những đơn giá trị lớn, bạn hoàn toàn có thể yên tâm ngủ ngon mà không phải giật mình mỗi khi thấy tin nhắn từ cửa khẩu.

Nếu bạn đang có một lô hàng chuẩn bị đưa về từ Trung Quốc nhưng còn phân vân chưa biết áp mã nào hay cần những giấy tờ gì để thông quan mượt mà, đừng ngần ngại gửi link sản phẩm cho Yến China Logistics. Đội ngũ của chúng tôi sẽ kiểm tra pháp lý, tư vấn đường đi an toàn nhất và gửi báo giá chi tiết cho bạn chỉ trong vòng 30 phút. Dịch vụ nhập hàng Trung Quốc trọn gói sẽ lo chu toàn từ lúc nhận hàng tại xưởng cho đến khi hàng giao an toàn tận kho của bạn.