Phân Luồng Hải Quan: Luồng Xanh, Vàng, Đỏ Khác Gì Nhau

Khi truyền tờ khai hải quan, hệ thống sẽ tự động phân loại lô hàng của bạn vào một trong ba luồng: xanh, vàng hoặc đỏ. Kết quả phân luồng này quyết định trực tiếp mức độ kiểm tra của cơ quan hải quan, đồng thời ảnh hưởng lớn đến tiến độ thông quan nhanh hay chậm.

Với những doanh nghiệp mới làm thủ tục chính ngạch lần đầu, việc nghe tin hàng dính luồng đỏ thường dễ gây hoang mang vì chưa nắm rõ quy trình xử lý tiếp theo sẽ phát sinh những gì. Nắm vững bản chất của từng luồng không chỉ giúp bạn chủ động chuẩn bị đủ chứng từ cần thiết mà còn dự tính chính xác thời gian hàng về kho.

Trong bài viết này, Yến China sẽ cùng bạn làm rõ quy định về ba luồng hải quan, thời hạn kiểm tra theo luật hiện hành, các nguyên nhân phổ biến khiến lô hàng bị soi kỹ và kinh nghiệm chuẩn bị kỹ lưỡng trước khi mở tờ khai.

Kết quả phân luồng quyết định lô hàng thông quan nhanh hay chậm

Phân luồng hải quan là gì?

Ngay khi bạn truyền tờ khai điện tử lên hệ thống hải quan, thuật toán quản lý rủi ro sẽ tự động đối chiếu thông tin để xác định mức độ kiểm tra cho lô hàng. Kết quả trả về sẽ rơi vào một trong ba luồng: xanh, vàng hoặc đỏ. Bạn hoàn toàn không thể chủ động lựa chọn hay xin thay đổi luồng sau khi hệ thống đã phân loại.

Quy trình phân luồng này áp dụng bắt buộc cho mọi lô hàng làm thủ tục bằng tờ khai, tiêu biểu là hàng nhập khẩu chính ngạch. Nếu bạn muốn hiểu rõ hơn sự khác nhau giữa hình thức này và các phương thức vận chuyển khác, có thể tham khảo thêm bài viết phân biệt chính ngạch và tiểu ngạch.

Luồng xanh, vàng, đỏ khác nhau ở đâu?

Ba luồng khác nhau ở hai việc: hải quan có kiểm tra chi tiết hồ sơ không, và có kiểm tra thực tế hàng hoá không.

Luồng xanh nhanh nhất vì gần như chỉ còn bước nộp thuế. Luồng vàng chậm hơn ở khâu duyệt hồ sơ, còn luồng đỏ thêm cả khâu kiểm hàng thật, thường là luồng tốn thời gian và chi phí nhất.

Một lô ở luồng vàng vẫn có thể bị kiểm tra thực tế. Khi duyệt hồ sơ thấy điểm cần làm rõ, hải quan có thể quyết định kiểm tra hàng thật trước khi cho thông quan.

Luồng vàng: hải quan kiểm tra chi tiết hồ sơ

Sau khi phân luồng hải quan, mỗi luồng mất bao lâu?

Điều 23 Luật Hải quan 2014 quy định thời hạn cho từng bước. Hải quan phải hoàn thành kiểm tra hồ sơ chậm nhất 2 giờ làm việc kể từ khi tiếp nhận đủ hồ sơ.

Với kiểm tra thực tế hàng hoá, thời hạn là chậm nhất 8 giờ làm việc kể từ khi người khai xuất trình đủ hàng. Lô hàng lớn, nhiều chủng loại hoặc khó kiểm tra có thể được gia hạn, nhưng không quá 2 ngày.

Hàng thuộc diện kiểm tra chuyên ngành thì khác. Thời hạn 8 giờ chỉ bắt đầu tính khi đã có kết quả kiểm tra chuyên ngành, nên khâu chờ kết quả mới là phần kéo dài nhất. Nhóm hàng này có trong bài kiểm tra chuyên ngành hàng nhập khẩu.

Các mốc này tính từ khi hồ sơ hoặc hàng đã đủ. Nếu thiếu chứng từ, đồng hồ chưa bắt đầu chạy. Đó là lý do có lô vào luồng vàng mà vẫn nằm lại vài ngày.

Luồng đỏ: hàng được kiểm tra thế nào?

Khi kiểm hóa, hải quan có thể soi chiếu qua máy hoặc yêu cầu mở kiện để kiểm tra thủ công. Cán bộ hải quan sẽ đối chiếu trực tiếp hàng thực tế với tờ khai và packing list về tên hàng, số lượng, quy cách và tem nhãn.

Nếu phải mở kiện, hàng bắt buộc phải hạ bãi, khui kiểm rồi đóng gói lại. Quy trình này làm phát sinh thêm chi phí nâng hạ, nhân công bốc xếp và lưu bãi, những khoản phí mà luồng xanh hoàn toàn không có.

Việc đóng gói chuẩn theo packing list sẽ giúp rút ngắn đáng kể thời gian kiểm hóa. Khi mỗi kiện đều ghi rõ thông tin hàng hóa, số lượng và khớp chính xác với từng dòng trên chứng từ, hải quan sẽ đối soát rất nhanh mà không cần phải dỡ hàng tràn lan để kiểm tra.

Hệ thống quản lý rủi ro phân luồng ngay khi tờ khai được truyền

Vì sao phân luồng hải quan hay ra luồng vàng, luồng đỏ?

Hệ thống phân luồng hải quan dựa trên quản lý rủi ro, nên không có công thức công khai cho từng lô. Tuy vậy, có vài nhóm yếu tố thường khiến tờ khai bị kiểm kỹ hơn.

Nhóm thứ nhất nằm ở chính doanh nghiệp. Doanh nghiệp mới chưa có nhiều tờ khai, hoặc từng bị xử lý vi phạm, có thể bị kiểm kỹ hơn doanh nghiệp đã nhập đều đặn và khai đúng nhiều năm.

Nhóm thứ hai nằm ở mặt hàng. Hàng thuộc diện quản lý chuyên ngành, hàng có mã HS dễ nhầm, hoặc hàng có giá khai thấp bất thường so với mặt bằng chung dễ được chọn để kiểm tra.

Cuối cùng là kiểm tra theo xác suất. Một lô khai báo hoàn toàn đúng vẫn có thể vào luồng đỏ, nên đừng coi luồng đỏ là dấu hiệu bạn khai sai.

Ví dụ: lô đèn LED lần đầu đi chính ngạch

Hãy hình dung một doanh nghiệp lần đầu nhập đèn LED chính ngạch, tờ khai vào luồng đỏ và lỗi lại nằm ở phía xưởng.

Giả sử packing list của lô hàng ghi 40 thùng đèn LED, nhưng khi hải quan khui kiểm thực tế lại có tới 42 thùng. Nguyên nhân là xưởng sản xuất tự ý đóng thêm 2 thùng hàng mẫu vào xe mà không thông báo trước, cũng không thể hiện trên hóa đơn thương mại.

Sai lệch này buộc doanh nghiệp phải làm thủ tục khai bổ sung và nộp hồ sơ giải trình, khiến lô hàng bị lưu bãi thêm nhiều ngày và phát sinh chi phí không đáng có. Ở các đợt sau, chỉ cần yêu cầu xưởng chốt packing list cuối cùng ngay trước lúc niêm phong xe và đối chiếu lại số kiện là tránh được tình huống này.

Để chủ động phòng tránh các sự cố tương tự, bạn có thể tham khảo thêm các lỗi thường gặp và phương án xử lý chi tiết trong bài viết hàng bị giữ ở hải quan.

Luồng đỏ: hàng được kiểm tra thực tế, đối chiếu với tờ khai và packing list

Chuẩn bị gì trước khi phân luồng hải quan?

Trước hết, bạn cần áp đúng mã HS ngay từ đầu. Khai sai mã sẽ dẫn đến tính sai tiền thuế và là lý do hay gặp khiến hải quan yêu cầu dừng lại giải trình. Bạn có thể xem cách tra cứu chi tiết trong bài mã HS Code là gì.

Kế tiếp, bộ chứng từ phải khớp nhau tuyệt đối trên từng dòng thông tin. Hợp đồng, hóa đơn thương mại, packing list, vận đơn và C/O nếu có đều phải đồng nhất về tên hàng, số lượng và trọng lượng. Bạn có thể tham khảo mẫu chuẩn tại bài viết packing list là gì.

Với mặt hàng thuộc diện quản lý chuyên ngành, bạn nên chủ động làm thủ tục kiểm tra từ sớm. Chỉ khi có kết quả này thì thời hạn 8 giờ làm việc cho khâu kiểm hóa của hải quan mới bắt đầu được tính.

Sau cùng, hãy khai báo trị giá hải quan đúng với hợp đồng và chứng từ thanh toán thực tế. Khai thấp hơn để giảm thuế rất dễ bị chuyển sang diện tham vấn giá, làm kéo dài thời gian lưu hàng và tốn kém hơn nhiều so với khoản thuế chênh lệch.

Câu hỏi thường gặp về phân luồng hải quan

Có xin chuyển từ luồng đỏ sang luồng xanh được không?

Câu trả lời là hoàn toàn không. Việc phân luồng do thuật toán quản lý rủi ro của hệ thống tự động thiết lập dựa trên hồ sơ doanh nghiệp và mặt hàng. Do đó, người khai hải quan không thể chủ động lựa chọn hoặc làm đơn xin chuyển đổi luồng.

Lô hàng vào luồng xanh có bị kiểm tra lại không?

Vẫn có khả năng xảy ra. Dù tờ khai đã thông quan theo diện luồng xanh, cơ quan hải quan vẫn có quyền tiến hành kiểm tra sau thông quan tại doanh nghiệp. Vì vậy, bạn bắt buộc phải lưu trữ toàn bộ hồ sơ, chứng từ gốc của lô hàng một cách cẩn thận.

Đi qua đơn vị ủy thác thì ai theo dõi luồng?

Đơn vị nhận ủy thác đứng tên trên tờ khai sẽ là bên trực tiếp tiếp nhận kết quả phân luồng từ hệ thống và thông báo lại tiến độ cho bạn. Trách nhiệm chính của bạn là chuẩn bị và bàn giao đầy đủ, kịp thời các chứng từ liên quan khi được yêu cầu để họ tiến hành thủ tục thuận lợi.

Đi hàng chính ngạch cùng Yến China

Bạn gửi danh sách hàng và chứng từ dự kiến, bên mình rà mã HS, đối chiếu bộ chứng từ trước khi mở tờ khai để hạn chế việc phải giải trình.

Quy trình, chứng từ và bảng giá có trong trang dịch vụ vận chuyển chính ngạch. Văn bản và hướng dẫn mới về thủ tục được đăng trên cổng thông tin Hải quan Việt Nam. Gọi hotline 038 323 1688 hoặc nhắn Yến China Logistics để được tư vấn.