Hướng dẫn quy trình nhập khẩu hàng hóa bằng đường biển chi tiết

Nhập khẩu hàng hóa bằng đường biển là phương thức vận chuyển phổ biến và hiệu quả nhất khi cần nhập số lượng lớn với chi phí tối ưu. Tuy nhiên, để quá trình này diễn ra suôn sẻ, bạn cần nắm rõ từng bước trong quy trình, từ việc chuẩn bị hồ sơ, làm thủ tục hải quan đến nhận hàng tại cảng. Nếu bạn đang tìm kiếm một hướng dẫn chi tiết về quy trình nhập khẩu hàng hóa bằng đường biển, bài viết này của Yến China sẽ giúp bạn hiểu rõ từng bước, đồng thời đưa ra những mẹo hữu ích để tiết kiệm thời gian và chi phí.

Các bên tham gia trong quy trình nhập khẩu hàng hóa bằng đường biển

Trong quy trình nhập khẩu hàng hóa bằng đường biển, có nhiều bên liên quan tham gia phối hợp để hàng hóa được vận chuyển và thông quan hiệu quả:

• Doanh nghiệp nhập khẩu: Là đơn vị đặt hàng và có nhu cầu nhập khẩu hàng hóa từ nước ngoài.
• Công ty logistics/Forwarder: Đơn vị trung gian hỗ trợ doanh nghiệp nhập khẩu trong các khâu vận chuyển, thủ tục hải quan, và điều phối hàng hóa từ cảng đến nơi nhận.
• Cơ quan Hải quan: Chịu trách nhiệm kiểm tra và giám sát việc thông quan hàng hóa, đảm bảo tuân thủ các quy định pháp luật.
• Hãng tàu: Cung cấp dịch vụ vận chuyển hàng hóa quốc tế bằng đường biển, chịu trách nhiệm về lịch trình và vận tải hàng hóa trên tàu.
• Cảng biển: Đơn vị hỗ trợ lưu trữ, bốc dỡ và bảo quản hàng hóa tạm thời khi tàu cập cảng.
• Đơn vị vận tải nội địa: Đảm nhận khâu vận chuyển hàng hóa từ cảng biển đến kho hoặc địa chỉ nhận hàng của doanh nghiệp nhập khẩu.

Các bên như hãng tàu, hải quan và doanh nghiệp đóng vai trò quan trọng trong nhập khẩu đường biển

Quy trình nhập khẩu hàng hóa bằng đường biển với 12 bước chi tiết

Nhập khẩu hàng hóa bằng đường biển là một quy trình phức tạp nhưng hiệu quả, đặc biệt với các lô hàng lớn. Quy trình này bao gồm:

1. Đặt lịch tàu (booking tàu).
2. Kiểm tra và xác nhận booking.
3. Theo dõi tiến trình đóng hàng.
4. Kiểm tra chứng từ, hồ sơ.
5. Nhận thông báo khi hàng đến.
6. Đăng ký các chứng nhận liên quan.
7. Khai báo hải quan hàng nhập.
8. Mở và thông quan tờ khai.
9. Thanh lý tờ khai.
10. Vận chuyển hàng hóa về kho.
11. Rút hàng và trả container rỗng.
12. Lưu hồ sơ và chứng từ.

Quy trình nhập khẩu đường biển gồm 12 bước đảm bảo hàng hóa vận chuyển đúng tiến độ

Dưới đây là chi tiết từng bước trong quy trình nhập khẩu hàng hóa bằng đường biển. Hãy cùng theo dõi để thực hiện hiệu quả hơn!

Bước 1: Lên lịch vận chuyển (Booking tàu)

Booking tàu là bước đầu tiên trong quy trình nhập khẩu bằng đường biển, đảm bảo lô hàng có lịch trình vận chuyển rõ ràng, đúng tiến độ.

• Hợp đồng ngoại thương (Sale Contract): Trước khi booking tàu, bạn cần ký hợp đồng ngoại thương, xác định rõ loại hàng, thời gian giao hàng và điều kiện vận chuyển (Incoterms).
• Các yếu tố cần chuẩn bị khi booking tàu:
  • ETD (Estimated Time of Departure): Ngày dự kiến tàu rời cảng.
  • ETA (Estimated Time of Arrival): Ngày dự kiến tàu đến cảng đích.
  • Loại container: Container thường (GP), lạnh (RF), hoặc đặc biệt (OT, Flat Rack).
  • Yêu cầu đặc biệt: Nhiệt độ bảo quản, thông gió, hoặc thời gian đóng hàng cụ thể.
  • Hình thức vận chuyển: Direct (đi thẳng) hoặc Transit (chuyển tải).

Kinh nghiệm thực tế: Đặt lịch trước ít nhất 10-15 ngày trong mùa cao điểm để đảm bảo chỗ và tránh phát sinh chi phí lưu trữ hàng tại kho xuất khẩu.

Bước 2: Kiểm tra và xác nhận đặt tàu

Sau khi nhận được booking từ hãng tàu hoặc Forwarder, bạn cần kiểm tra kỹ các thông tin quan trọng để đảm bảo quy trình nhập khẩu hàng hóa bằng đường biển diễn ra suôn sẻ trước khi xác nhận.

Những điểm cần kiểm tra:

• Cảng đi, cảng đến: Phải trùng khớp với yêu cầu trong hợp đồng.
• Thông tin container: Loại container, kích thước (20’/40′), nhiệt độ bảo quản nếu hàng đông lạnh.
• Seal niêm phong: Đảm bảo mã số niêm phong khớp với booking và sẽ được kiểm tra tại cảng nhập.
• Lịch trình tàu: Đảm bảo thời gian khớp với kế hoạch kinh doanh của bạn. Nếu có sự chậm trễ, hãy thông báo ngay với đối tác để điều chỉnh.

Kinh nghiệm thực tế: Sử dụng các nền tảng theo dõi lịch trình như Maersk, COSCO để cập nhật kịp thời các thay đổi về lịch trình tàu.

Xác nhận đặt tàu đúng thời gian đảm bảo tiến độ vận chuyển hàng

Bước 3: Giám sát quá trình đóng hàng và nhận thông tin từ nhà cung cấp

Quá trình đóng hàng quyết định đến sự an toàn của lô hàng trong quá trình vận chuyển.

Quy trình giám sát đóng hàng:

• Kiểm tra container rỗng: Đảm bảo container không bị hư hỏng, rò rỉ hoặc nhiễm mùi từ các lô hàng trước.
• Đóng hàng: Sắp xếp hàng hóa khoa học để tối ưu diện tích và đảm bảo an toàn khi tàu di chuyển.
• Niêm phong container: Đảm bảo mã niêm phong (Seal) được ghi lại đầy đủ trong booking.

Đối với hàng đặc biệt:

• Hàng đông lạnh: Cần đo nhiệt độ trước và sau khi đóng hàng, lưu lại hình ảnh và thông số.
• Hàng dễ vỡ: Đóng gói kỹ bằng pallet, sử dụng vật liệu chống sốc như bọt khí hoặc mút xốp.

Kinh nghiệm thực tế: Yêu cầu đối tác quay video toàn bộ quá trình đóng hàng để làm bằng chứng nếu có tranh chấp phát sinh.

Bước 4: Kiểm tra hồ sơ và chứng từ liên quan

Các chứng từ nhập khẩu không chỉ là yêu cầu pháp lý quan trọng mà còn ảnh hưởng trực tiếp đến tốc độ thông quan trong quy trình nhập khẩu hàng hóa bằng đường biển.

Những chứng từ cần chuẩn bị:

• Bill of Lading (Vận đơn): Đây là chứng từ quan trọng nhất, chứa thông tin chi tiết về lô hàng, hành trình vận chuyển và chủ sở hữu hàng hóa.
• Commercial Invoice (Hóa đơn thương mại): Ghi rõ giá trị hàng hóa để làm cơ sở tính thuế nhập khẩu.
• Packing List (Phiếu đóng gói): Xác định số lượng kiện, cách sắp xếp trong container.
• Certificate of Origin (CO): Chứng nhận xuất xứ hàng hóa, giúp hưởng ưu đãi thuế theo các FTA.
• Các giấy phép đặc biệt: Kiểm định, kiểm dịch (nếu áp dụng).

Kiểm tra thông tin trên chứng từ:

• Đảm bảo không có sai sót về số container, mã seal, hoặc số lượng hàng.
• Sai sót nhỏ có thể khiến hàng hóa bị giữ tại cảng, gây chậm trễ và phát sinh chi phí.

Kiểm tra bill of lading cẩn thận để đảm bảo thông tin hàng hóa chính xác và hợp lệ

Bước 5: Nhận thông báo hàng cập cảng

Trước khi tàu cập cảng 1-2 ngày, hãng tàu hoặc Forwarder sẽ gửi Arrival Notice (Thông báo hàng đến).

Thông tin trong Arrival Notice:

• Tên tàu, số chuyến, số container.
• Thời gian dự kiến cập cảng (ETA).
• Các phụ phí phát sinh tại cảng (THC, phí vệ sinh container).

Hành động cần thực hiện: Nhận Delivery Order (D/O) để lấy hàng bằng cách cung cấp Giấy giới thiệu, vận đơn gốc, giấy ủy quyền (nếu có).

Bước 6: Đăng ký các giấy tờ, chứng nhận cần thiết

Tùy thuộc vào loại hàng hóa, bạn cần chuẩn bị và đăng ký các giấy tờ cần thiết theo quy định pháp luật để đảm bảo quy trình nhập khẩu hàng hóa bằng đường biển diễn ra thuận lợi.

Ví dụ về giấy tờ cần đăng ký:

• Kiểm dịch thực vật: Với nông sản, thực phẩm.
• Giấy kiểm định chất lượng: Hàng điện tử, máy móc.
• Chứng nhận vệ sinh an toàn thực phẩm: Đối với thực phẩm chế biến, đồ uống.

Lưu ý quan trọng:

• Nếu không đăng ký đúng giấy tờ, hàng hóa sẽ không được thông quan và có thể bị phạt.
• Sử dụng dịch vụ tư vấn từ Forwarder để tránh sai sót trong quá trình chuẩn bị.

Hoàn thiện giấy tờ đầy đủ giúp quy trình nhập khẩu hàng hóa đường biển suôn sẻ hơ

Bước 7: Thực hiện khai báo hải quan nhập khẩu

Khai báo hải quan là bước quan trọng trong quy trình nhập khẩu hàng hóa đường biển, đóng vai trò quyết định hàng hóa có được thông quan hay không.

Chứng từ cần chuẩn bị khi khai báo hải quan:

• Hợp đồng ngoại thương (Sales Contract): Xác định rõ quyền và nghĩa vụ giữa bên xuất khẩu và nhập khẩu.
• Hóa đơn thương mại (Commercial Invoice): Là căn cứ để xác định giá trị tính thuế.
• Phiếu đóng gói (Packing List): Xác định số lượng, trọng lượng và cách sắp xếp hàng hóa.
• Vận đơn (Bill of Lading): Chứng minh quyền sở hữu hàng hóa.
• Chứng nhận xuất xứ (Certificate of Origin – C/O): Để được hưởng ưu đãi thuế theo các FTA (nếu có).
• Giấy phép nhập khẩu: Dành cho hàng hóa yêu cầu cấp phép đặc biệt (máy móc cũ, hóa chất…).

Cách thực hiện khai báo hải quan điện tử

Hiện nay, hệ thống VNACCS/VCIS hỗ trợ khai báo hải quan trực tuyến, giúp tối ưu hóa quy trình nhập khẩu hàng hóa bằng đường biển. Các bước thực hiện bao gồm:

• Bước 1: Đăng nhập hệ thống bằng chữ ký số.
• Bước 2: Nhập thông tin tờ khai: mã HS, giá CIF, thông tin hàng hóa.
• Bước 3: Đính kèm các chứng từ liên quan (dạng scan hoặc số hóa).
• Bước 4: Gửi tờ khai và nhận phản hồi phân luồng từ hải quan.

Kinh nghiệm thực tế: Để biết thêm về khai báo các lô hàng đặc thù như thủ tục nhập khẩu máy móc cũ từ Trung Quốc, bạn cần nghiên cứu kỹ quy định của nhà nước về điều kiện nhập khẩu.

Bước 8: Hoàn thành thủ tục mở tờ khai và thông quan

Sau khi khai báo hải quan, hệ thống sẽ phân tờ khai thành ba luồng:

• Luồng xanh: Hàng hóa được thông quan ngay, chỉ cần nộp thuế và in mã vạch để nhận hàng.
• Luồng vàng: Hồ sơ được kiểm tra kỹ lưỡng, cần bổ sung hoặc đối chiếu chứng từ trước khi thông quan.
• Luồng đỏ: Hàng hóa phải kiểm tra thực tế tại cảng, thường áp dụng cho hàng có rủi ro cao.

Hồ sơ cần chuẩn bị khi mở tờ khai

• Tờ khai hải quan phân luồng.
• Invoice, Packing List, Bill of Lading.
• Giấy phép nhập khẩu, C/O, hóa đơn cước vận tải (nếu có).

Quy trình tại cảng

• Với luồng xanh: Nộp thuế, in mã vạch, và thực hiện thanh lý tờ khai để nhận hàng.
• Với luồng vàng: Nộp thuế, xuất trình hồ sơ và chờ xét duyệt từ hải quan.
• Với luồng đỏ: Chuẩn bị thêm giấy tờ kiểm tra thực tế hàng hóa, phối hợp với hải quan để kiểm tra tại cảng.

Lưu ý: Quá trình này đòi hỏi sự chính xác trong hồ sơ, bất kỳ sai sót nào cũng có thể khiến hàng hóa bị giữ tại cảng.

Mở tờ khai đúng quy định giúp hàng hóa nhanh chóng thông quan

Bước 9: Thanh toán phí và hoàn tất tờ khai hải quan

Sau khi tờ khai được thông quan, bạn cần tiến hành các bước tiếp theo để đảm bảo hoàn thiện quy trình nhập khẩu hàng hóa bằng đường biển:

• Thanh toán các khoản phí: Thuế nhập khẩu, VAT, phí THC, phí kiểm hóa (nếu có).
• In mã vạch thông quan: Cần nộp mã vạch này cùng tờ khai hải quan cho cán bộ giám sát tại cảng.

Quy trình tại cảng:

• Bước 1: Chuẩn bị tối thiểu 2 bộ hồ sơ bao gồm mã vạch và tờ khai đã thông quan.
• Bước 2: Nộp cho hải quan giám sát để đóng dấu xác nhận.
• Bước 3: Một bộ hồ sơ sẽ được trả lại cho doanh nghiệp, bộ còn lại được lưu tại hải quan.

Bước 10: Vận chuyển hàng hóa từ cảng về kho

Sau khi hoàn tất thủ tục thông quan, bạn cần sắp xếp vận chuyển hàng hóa từ cảng về kho.

Các bước thực hiện:

• Bước 1: Đến phòng thương vụ tại cảng để thanh toán các khoản phí (phí lưu container, phí vệ sinh).
• Bước 2: Cung cấp cho tài xế các chứng từ:
  • Delivery Order (D/O).
  • Phiếu EIR (Equipment Interchange Receipt).
• Bước 3: Hải quan giám sát tại cổng kiểm tra chứng từ, seal container và cho phép xe rời cảng.

Kinh nghiệm thực tế: Để tránh chi phí phát sinh, hãy lên kế hoạch vận chuyển ngay sau khi nhận thông báo hàng đến và tối ưu lịch trình giao nhận hàng hóa.

Giao D/O kịp thời cho tài xế là bước quan trọng giúp hàng hóa được vận chuyển đúng hạn

Bước 11: Dỡ hàng và hoàn trả container rỗng

Sau khi hàng hóa được vận chuyển về kho, tiến hành dỡ hàng và kiểm tra:

• Seal container: Đảm bảo còn nguyên vẹn, trùng khớp với thông tin trên vận đơn.
• Tình trạng container: Kiểm tra hư hại hoặc vết bẩn trước khi hoàn trả.

Đối với trường hợp hoàn trả container rỗng:

• Sau khi dỡ hàng, tài xế sẽ mang container rỗng về trả tại cảng hoặc ICD (cảng nội địa).
• Nếu trả trễ so với thời gian quy định, bạn có thể phải chịu thêm phí lưu container.

Bước 12: Lưu trữ hồ sơ nhập khẩu

Lưu trữ chứng từ là bước cuối cùng trong quy trình nhập khẩu hàng hóa bằng đường biển, nhưng đóng vai trò quan trọng để phục vụ việc đối chiếu, kiểm tra thuế hoặc giải quyết các khiếu nại phát sinh.

Hồ sơ cần lưu trữ:

• Tờ khai hải quan, biên lai thuế, và hồ sơ thông quan.
• Hóa đơn thương mại, vận đơn, phiếu đóng gói.
• Giấy chứng nhận xuất xứ (C/O), giấy phép nhập khẩu.

Lưu ý: Các chứng từ này cần được lưu giữ ít nhất 5 năm theo quy định của pháp luật.

Lưu trữ hóa đơn thương mại cẩn thận để dễ dàng tra cứu và đối chiếu khi cần thiết

Yến China – Đơn vị vận chuyển hàng hóa đường biển uy tín, giá rẻ

Yến China là một trong những công ty hàng đầu trong lĩnh vực vận chuyển hàng hóa Trung Quốc và ủy thác xuất nhập khẩu bằng đường biển. Với nhiều năm kinh nghiệm, Yến China đã xây dựng được uy tín vững chắc, là lựa chọn hàng đầu của các doanh nghiệp khi cần nhập khẩu hàng Trung Quốc chính ngạch bằng đường biển.

Yến China hỗ trợ nhập khẩu hàng đường biển giá tốt, dịch vụ chuyên nghiệp

Dịch vụ cung cấp bởi Yến China:

• Vận chuyển hàng hóa từ Trung Quốc về Việt Nam: Bao gồm cả đường biển và đường bộ.
• Hỗ trợ nhập khẩu chính ngạch: Đảm bảo tuân thủ các quy định pháp luật, an toàn và nhanh chóng.
• Khai báo hải quan: Hỗ trợ doanh nghiệp trong việc chuẩn bị và xử lý các thủ tục hải quan để nhập khẩu nội địa Trung Quốc.
• Tư vấn mua hàng và tìm nguồn hàng uy tín: Đảm bảo hàng hóa đạt chất lượng và giá cả hợp lý.

Lý do nên chọn Yến China là gì?

• Chi phí cạnh tranh: Với kinh nghiệm làm việc trực tiếp với các hãng tàu và đối tác Trung Quốc, Yến China luôn cung cấp giá cước vận chuyển tốt nhất.
• Tốc độ vận chuyển nhanh: Đảm bảo thời gian vận chuyển đúng lịch trình, tối ưu hóa quy trình để tránh chậm trễ.
• Hỗ trợ chuyên nghiệp: Đội ngũ nhân viên giàu kinh nghiệm, sẵn sàng tư vấn và giải đáp mọi thắc mắc của khách hàng.
• Uy tín và minh bạch: Mọi thông tin về chi phí, thời gian vận chuyển, giấy tờ cần thiết đều được công khai rõ ràng, giúp khách hàng yên tâm.
• Cung cấp dịch vụ trọn gói: Từ vận chuyển, khai báo hải quan đến giao hàng tận nơi.

Nếu bạn đang tìm kiếm một đối tác đáng tin cậy để nhập khẩu hàng trung quốc chính ngạch bằng đường biển, Yến China là sự lựa chọn lý tưởng để đảm bảo hàng hóa của bạn về kho nhanh chóng và an toàn.

3 lưu ý quan trọng khi thực hiện theo quy trình nhập khẩu hàng hóa bằng đường biển

Nhập khẩu hàng hóa bằng đường biển đòi hỏi sự chuẩn bị kỹ lưỡng và nắm rõ các quy định pháp lý. Dưới đây là 3 lưu ý quan trọng giúp bạn tránh những rủi ro không đáng có:

Chọn đơn vị uy tín, kiểm tra chứng từ và nắm rõ quy định để nhập khẩu hiệu quả

1. Hiểu rõ các quy định pháp lý

Khi nhập khẩu hàng hóa, việc tuân thủ các quy định pháp lý là yếu tố tiên quyết. Bạn cần:

• Kiểm tra danh mục hàng hóa cấm nhập khẩu: Đảm bảo mặt hàng bạn muốn nhập không vi phạm pháp luật Việt Nam. Ví dụ, các mặt hàng cấm thường bao gồm chất gây nghiện, vũ khí, pháo nổ, động vật nguy cấp.
• Nắm rõ mã HS code: Để xác định thuế suất, kiểm tra xem hàng hóa có yêu cầu giấy phép đặc biệt hay không.
• Tuân thủ các hiệp định thương mại: Nếu có, để hưởng ưu đãi thuế.

2. Lựa chọn đơn vị logistics uy tín

Một đơn vị logistics chuyên nghiệp sẽ giúp bạn giảm thiểu rủi ro và tối ưu hóa chi phí. Khi lựa chọn đối tác:

• Kiểm tra kinh nghiệm và danh tiếng của họ trong lĩnh vực vận chuyển.
• Ưu tiên các đơn vị cung cấp dịch vụ trọn gói, từ vận chuyển, khai báo hải quan đến giao hàng tận nơi.
• Yêu cầu báo giá chi tiết, bao gồm cả phí Local Charge (phí địa phương), để tránh chi phí phát sinh bất ngờ.

3. Chú ý về thời gian và chi phí vận chuyển

• Thời gian vận chuyển: Hàng hóa vận chuyển bằng đường biển thường mất từ 10-30 ngày tùy khoảng cách và lịch trình. Bạn nên đặt lịch vận chuyển trước để tránh tình trạng chậm trễ.
• Chi phí vận chuyển: Ngoài giá cước vận chuyển, hãy tính đến các khoản chi phí khác như phí Local Charge, phí lưu container, phí vệ sinh container, v.v.
• Bảo hiểm hàng hóa: Đặc biệt cần thiết với hàng giá trị cao, giúp bạn giảm thiểu tổn thất trong trường hợp xảy ra sự cố.

Tóm lại, bài viết trên đã hướng dẫn chi tiết quy trình nhập khẩu hàng hóa bằng đường biển, giúp bạn hiểu rõ từng bước từ chuẩn bị hồ sơ, làm thủ tục hải quan đến nhận hàng. Với sự chuẩn bị kỹ lưỡng và hiểu biết rõ ràng, bạn có thể tối ưu hóa thời gian, chi phí và đảm bảo hàng hóa được vận chuyển an toàn. Nếu bạn vẫn còn thắc mắc hoặc cần hỗ trợ nhập khẩu hàng hóa hoặc có nhu cầu sử dụng dịch vụ ship hộ hàng Trung Quốc, hãy LIÊN HỆ NGAY với Yến China. Chúng tôi không chỉ cung cấp dịch vụ nhập khẩu uy tín mà còn giúp bạn giải quyết mọi khó khăn trong quá trình vận chuyển và nhận hàng.