Tiểu Ngạch Và Chính Ngạch: Chọn Đúng Theo Loại Hàng

Chính ngạch đi theo tuyến khai báo, có tờ khai hải quan và chứng từ đầy đủ cho từng lô

Khi bắt đầu nhập hàng Trung Quốc, gần như ai cũng phải trả lời một câu hỏi: tiểu ngạch và chính ngạch thì nên chọn cái nào rẻ hay chắc? Trên các hội nhóm, câu trả lời thường bị rút gọn thành “hàng ít thì tiểu ngạch, hàng nhiều thì chính ngạch”  đúng một phần, nhưng bỏ sót đúng cái phần quyết định.

Khác biệt cốt lõi giữa hai hình thức không nằm ở cước phí hay khối lượng, mà nằm ở bộ chứng từ đi kèm lô hàng. Bộ chứng từ ấy quyết định quý khách có khấu trừ được thuế không, có bán được cho doanh nghiệp không, và khi cửa khẩu siết thì hàng của mình đứng ở đâu.

Bài viết này không dừng ở việc liệt kê khác biệt, mà đưa ra một khung để quý khách tự quyết định dựa trên chính loại hàng, quy mô và kênh bán của mình.

Tiểu ngạch và chính ngạch khác nhau ở đâu

Năm khác biệt có ảnh hưởng thực tế nhất đến việc kinh doanh của quý khách

Nếu quý khách cần phần định nghĩa và cơ sở pháp lý của hai hình thức, bài so sánh chính ngạch và tiểu ngạch trên site đã trình bày đầy đủ. Ở đây, chúng tôi đi thẳng vào hệ quả thực tế của từng khác biệt.

Hệ quả thứ nhất: hoá đơn và khả năng bán ra

Lô hàng đi chính ngạch có tờ khai hải quan và hoá đơn VAT. Điều này nghe có vẻ chỉ là thủ tục, cho đến khi quý khách gặp một khách hàng doanh nghiệp yêu cầu xuất hoá đơn, hoặc một sàn thương mại điện tử yêu cầu chứng từ chứng minh nguồn gốc. Không có hoá đơn đầu vào thì việc xuất hoá đơn đầu ra trở nên rắc rối.

Hệ quả thứ hai: khấu trừ thuế

Với doanh nghiệp có kê khai thuế, phần VAT đầu vào của lô hàng chính ngạch được khấu trừ theo quy định hiện hành của Tổng cục Thuế. Đây là khoản mà nhiều người bỏ quên khi so sánh chi phí hai hình thức, và nó khiến khoảng cách giá giữa tiểu ngạch với chính ngạch hẹp hơn nhiều so với cảm giác ban đầu.

Hệ quả thứ ba: rủi ro giữ hàng

Hàng tiểu ngạch đi qua khu vực cửa khẩu — thời điểm siết kiểm tra là lúc rủi ro rõ nhất

Hàng tiểu ngạch đi qua khu vực cửa khẩu — thời điểm siết kiểm tra là lúc rủi ro rõ nhất

Đây là rủi ro mà quý khách không cảm nhận được cho tới lúc nó xảy ra. Vào các đợt cơ quan chức năng siết kiểm tra hàng qua biên giới, lô hàng không có chứng từ đầy đủ sẽ bị giữ lại để xác minh. Thiệt hại không chỉ là tiền hàng, mà còn là đơn của khách bị trễ và uy tín bị ảnh hưởng. Các rủi ro thường gặp khi nhập hàng được liệt kê chi tiết hơn trong bài rủi ro khi nhập hàng Trung Quốc.

Chọn giữa tiểu ngạch và chính ngạch: bốn câu hỏi trước khi quyết định

Thay vì so sánh chung chung, quý khách hãy trả lời bốn câu dưới đây. Nếu có từ hai câu trở lên rơi vào nhóm bên phải, chính ngạch là lựa chọn nên cân nhắc nghiêm túc.

Ba tình huống chọn tiểu ngạch và chính ngạch thường gặp

Bán lẻ online, mỗi tháng vài lô nhỏ. Tiểu ngạch thường đủ dùng và tiết kiệm hơn. Quý khách nên chấp nhận rằng đổi lại là không có chứng từ, và tránh nhập lô lớn dồn một lần.

Đang mở rộng, bắt đầu có khách sỉ. Đây là ngưỡng chuyển. Ngay khi có khách hỏi hoá đơn, hoặc khi giá trị mỗi lô vượt mức mà quý khách sẵn sàng mất, chính ngạch trở nên đáng tiền.

Doanh nghiệp nhập đều đặn, có kế toán. Chính ngạch gần như là lựa chọn mặc định. Phần VAT khấu trừ cộng với việc chủ động được lịch hàng thường bù lại phần cước chênh lệch.

Chi phí thực tế của một lô chính ngạch gồm những gì

Tính chi phí lô hàng nhập khẩu chính ngạch cùng bộ chứng từ và hoá đơn VAT kèm theo

Bộ chứng từ đầy đủ là thứ quý khách trả tiền để có khi chọn chính ngạch

Nhiều quý khách e ngại chính ngạch vì nghĩ chi phí khó lường. Thực ra các khoản đều liệt kê được từ đầu:

• Tiền hàng trả cho nhà cung cấp Trung Quốc, quy đổi theo tỷ giá tại thời điểm thanh toán.
• Phí dịch vụ mua hộ tính theo giá trị đơn: 2% với đơn dưới 2 triệu, 1,5% với đơn từ 2 đến 5 triệu, 1,2% với đơn trên 5 triệu.
• Cước vận chuyển tính theo trọng lượng hoặc theo khối, tùy loại hàng nào cho ra con số cao hơn. Bảng cước chi tiết theo từng mốc khối lượng có trong bài nhập hàng Trung Quốc chính ngạch trọn gói.
• Thuế nhập khẩu và VAT tính theo mã HS của mặt hàng. Đây là khoản duy nhất không thể báo trước chính xác nếu chưa biết hàng cụ thể, vì mỗi mã HS một mức khác nhau. Cách tra mã HS được hướng dẫn trong bài mã HS code là gì.
• Phí phát sinh tại kho nếu hàng cần đóng kiện gỗ, quấn bọt khí hoặc kiểm đếm chi tiết.

Chưa chắc lô hàng của quý khách nên đi hình thức nào? Gửi danh sách mặt hàng kèm số lượng và mục đích kinh doanh, Yến China Logistics tư vấn hình thức phù hợp và báo tổng chi phí cho cả hai phương án để quý khách so sánh.

Hotline: 038 323 1688 · Zalo: 0395 488 506

→ Xem dịch vụ nhập hàng chính ngạch · vận chuyển tiểu ngạch · biểu phí

Sai lầm thường gặp khi chọn giữa tiểu ngạch và chính ngạch

• Chỉ so sánh cước vận chuyển. Bỏ qua phần VAT khấu trừ và giá trị của bộ chứng từ khiến phép so sánh lệch ngay từ đầu.
• Giữ tiểu ngạch quá lâu sau khi đã lớn. Nhiều shop giữ nguyên cách nhập từ hồi mới bán vài đơn một tháng, đến khi lô hàng đã vài trăm triệu vẫn đi tiểu ngạch. Rủi ro lúc này không còn tương xứng với khoản tiết kiệm.
• Khai thiếu thông tin hàng hóa. Với chính ngạch, mô tả hàng sai hoặc thiếu dẫn tới áp sai mã HS, kéo theo sai thuế và mất thời gian điều chỉnh.
• Không tách bạch sổ sách khi dùng cả hai luồng. Trộn lẫn hàng có chứng từ và hàng không chứng từ khiến việc giải trình về sau rất khó.

Chọn giữa tiểu ngạch và chính ngạch theo loại hàng: nhóm nào bắt buộc chính ngạch

Ngoài chuyện quy mô, có những nhóm hàng mà bản thân đặc tính của nó khiến tiểu ngạch trở nên rất bất lợi, bất kể quý khách nhập nhiều hay ít.

• Hàng phải kiểm tra chuyên ngành. Thực phẩm, mỹ phẩm, thiết bị y tế, đồ chơi trẻ em, thiết bị điện — những nhóm này cần hồ sơ công bố hoặc kiểm tra chất lượng trước khi lưu thông. Không có tờ khai nhập khẩu thì không có cơ sở để làm các thủ tục đó.
• Hàng có thương hiệu, có tem nhãn. Khi bán ra thị trường, hàng phải có nhãn phụ tiếng Việt ghi rõ nguồn gốc và đơn vị nhập khẩu. Thông tin trên nhãn phụ lấy từ chính bộ chứng từ nhập khẩu.
• Hàng giá trị cao trên mỗi kiện. Thiết bị điện tử, máy móc, hàng công nghệ — chỉ cần một lô bị giữ là mất số tiền lớn hơn nhiều lần khoản tiết kiệm được từ cước.
• Hàng bán cho khối doanh nghiệp hoặc dự án. Bên mua gần như luôn yêu cầu hoá đơn và hồ sơ chứng minh nguồn gốc trước khi ký hợp đồng.

Ngược lại, các nhóm hàng phụ kiện nhỏ, đồ dùng cá nhân, hàng thời trang bán lẻ số lượng ít thì tiểu ngạch vẫn là lựa chọn hợp lý về mặt chi phí, miễn là quý khách hiểu rõ mình đang đánh đổi điều gì.

Chuyển từ tiểu ngạch sang chính ngạch cần chuẩn bị gì

Nhiều quý khách ngại chuyển vì nghĩ thủ tục phức tạp. Thực tế nếu dùng dịch vụ trọn gói, phần khai báo và thông quan do đơn vị vận chuyển lo, việc của quý khách chỉ gói trong mấy đầu mục sau.

Chuẩn bị thông tin hàng hóa

Đây là phần quan trọng nhất và cũng hay bị làm qua loa nhất. Mỗi mặt hàng cần mô tả rõ tên gọi, chất liệu, công dụng và thông số cơ bản. Những thông tin này dùng để xác định mã HS, mà mã HS lại quyết định thuế suất. Mô tả sơ sài dẫn tới áp sai mã, sai thuế, rồi phải điều chỉnh và mất thêm thời gian.

Chuẩn bị thông tin nhà cung cấp

Cần tên và địa chỉ nhà cung cấp phía Trung Quốc để lập bộ chứng từ. Với hàng đặt qua các sàn như Taobao hay 1688, thông tin này lấy từ shop hoặc từ xưởng, và đơn vị vận chuyển thường hỗ trợ liên hệ giúp.

Xác định pháp nhân nhận hàng

Quý khách nhận hàng với tư cách cá nhân, hộ kinh doanh hay doanh nghiệp sẽ ảnh hưởng đến việc hoá đơn xuất cho ai và khấu trừ thế nào. Nên thống nhất điểm này ngay từ lô đầu tiên thay vì để sau mới sửa.

Tính lại giá vốn

Giá vốn của lô chính ngạch gồm thêm thuế nhập khẩu và VAT so với tiểu ngạch, nhưng phần VAT được khấu trừ nếu quý khách có kê khai. Nên tính lại giá bán cho lô đầu tiên để không bị hụt biên lợi nhuận, và cũng để biết chính xác khoảng cách chi phí thật giữa hai hình thức.

Chạy thử một lô nhỏ

Cách an toàn nhất là cho một lô nhỏ đi chính ngạch trước để cả hai bên quen quy trình, thấy được tổng chi phí thực tế và thời gian thật của tuyến. Sau lô đó, việc chuyển hẳn sẽ nhẹ nhàng hơn nhiều so với đổi toàn bộ ngay từ đầu.

Vẫn đi tiểu ngạch thì làm gì để bớt rủi ro

Không phải quý khách nào cũng sẵn sàng chuyển ngay, và điều đó hoàn toàn hợp lý nếu quy mô còn nhỏ. Trong trường hợp đó, có vài việc giúp giảm rủi ro mà không tốn thêm bao nhiêu.

• Chia nhỏ lô, đừng dồn một chuyến. Cùng một lượng hàng, đi làm hai ba đợt sẽ giới hạn được thiệt hại nếu một chuyến gặp sự cố.
• Tránh các đợt cao điểm kiểm tra. Cận Tết và các đợt ra quân kiểm soát biên giới là lúc rủi ro cao nhất. Nếu lịch hàng linh hoạt, nên né những khoảng này.
• Giữ lại chứng từ nội bộ. Ảnh chụp kiện hàng, biên bản giao nhận, sao kê thanh toán cho nhà cung cấp — không thay được tờ khai hải quan, nhưng vẫn có giá trị đối chiếu khi phát sinh tranh chấp với đơn vị vận chuyển.
• Không trộn hàng nhạy cảm vào lô thường. Chỉ một mặt hàng thuộc nhóm cần kiểm tra chuyên ngành lẫn trong lô cũng đủ khiến cả lô bị giữ lại.
• Đặt ngưỡng chuyển đổi từ trước. Chọn sẵn một con số, ví dụ giá trị lô vượt mức nào đó thì chuyển sang chính ngạch, để quyết định không phụ thuộc cảm tính lúc đang bận.

Câu hỏi thường gặp về tiểu ngạch và chính ngạch

Nhập tiểu ngạch có hợp pháp không?

Tiểu ngạch là hình thức trao đổi hàng hóa qua biên giới có tồn tại trên thực tế, không phải buôn lậu. Tuy nhiên lô hàng đi tiểu ngạch không kèm tờ khai hải quan và hoá đơn VAT như chính ngạch, nên khi cần chứng minh nguồn gốc hàng hóa cho cơ quan quản lý thị trường hoặc cho đối tác doanh nghiệp thì quý khách sẽ không có giấy tờ để xuất trình.

Chênh lệch chi phí giữa tiểu ngạch và chính ngạch có lớn không?

Nhìn vào riêng cước vận chuyển thì tiểu ngạch rẻ hơn. Nhưng nếu tính đủ, chính ngạch có phần VAT đầu vào được khấu trừ, còn tiểu ngạch thì không. Với hộ kinh doanh bán lẻ, khoản khấu trừ này không có ý nghĩa nên tiểu ngạch vẫn rẻ hơn thật. Với doanh nghiệp có kê khai thuế, khoảng cách thu hẹp lại đáng kể.

Hàng của tôi nhỏ lẻ, có cần chính ngạch không?

Nếu quý khách bán lẻ trực tiếp cho người tiêu dùng, giá trị đơn nhỏ và không cần xuất hoá đơn thì tiểu ngạch thường đủ dùng. Chính ngạch trở nên cần thiết khi quý khách bắt đầu bán cho doanh nghiệp, lên sàn thương mại điện tử yêu cầu chứng từ, hoặc nhập số lượng đủ lớn để một lần bị giữ hàng là thiệt hại nặng.

Có thể nhập một phần tiểu ngạch, một phần chính ngạch không?

Được, và nhiều khách đang làm như vậy. Cách phổ biến là cho hàng mẫu, hàng test thị trường số lượng nhỏ đi tiểu ngạch để tiết kiệm, còn các lô nhập lại số lượng lớn thì chuyển sang chính ngạch. Điều cần lưu ý là hai luồng này nên tách bạch trong sổ sách để tránh rắc rối khi giải trình.

Đổi từ tiểu ngạch sang chính ngạch có phức tạp không?

Phần việc phát sinh chủ yếu nằm ở khâu chuẩn bị thông tin hàng hóa: tên hàng, chất liệu, công dụng để xác định mã HS, cùng thông tin nhà cung cấp. Nếu dùng dịch vụ trọn gói thì phần khai báo và thông quan do đơn vị vận chuyển lo, quý khách chỉ cần cung cấp đúng thông tin ngay từ đầu.

Tư vấn chọn hình thức nhập phù hợp với lô hàng của quý khách

Không có hình thức nào tốt hơn tuyệt đối — chỉ có hình thức phù hợp hơn với loại hàng, quy mô và cách quý khách bán ra. Cách nhanh nhất để biết là đưa lô hàng cụ thể ra tính thử cả hai phương án.

Hotline: 038 323 1688 · Zalo: 0395 488 506 · Gửi yêu cầu tư vấn · Dịch vụ nhập hàng Trung Quốc