Kiểm đếm là gì? Lợi ích khi sử dụng dịch vụ kiểm đếm hàng hóa

Trong các hoạt động giao thương và logistics, kiểm đếm hàng hóa đóng vai trò quan trọng giúp các bên liên quan kiểm soát chặt chẽ những rủi ro có thể phát sinh, đồng thời đảm bảo tính minh bạch pháp lý trong kinh doanh. Vậy kiểm đếm hàng hóa là gì? Lợi ích và quy trình kiểm đếm như thế nào? Dưới đây, Công ty nhập hàng Trung Quốc Yến China sẽ tổng hợp tất tần tật thông tin quan trọng liên quan đến kiểm hóa, giúp bạn chủ động hơn trong mọi kế hoạch nhập hàng.

Kiểm đếm hàng hóa là gì?

Kiểm đếm hàng hóa là quá trình kiểm tra, đếm số lượng và tình trạng thực tế của hàng hóa tại thời điểm giao nhận, sau đó đối chiếu trực tiếp với các chứng từ liên quan như hóa đơn, vận đơn hay phiếu xuất/nhập kho. Hoạt động này thường được thực hiện thông qua sự ủy thác của người giao, người nhận hoặc đơn vị vận chuyển, nhằm đảm bảo tính chính xác và phát hiện, xử lý kịp thời những sai sót như: thiếu hàng, dư hàng, hàng hóa bị hư hỏng,…

Kiểm đếm hàng hóa là hoạt động kiểm kê và đánh giá tình trạng thực tế của hàng hóa so với chứng từ giao/nhận

Hiện nay, kiểm đếm hàng hóa cũng được xem là một loại dịch vụ chuyên nghiệp, được cung cấp bởi các đơn vị Logistics nhằm hỗ trợ các cá nhân, doanh nghiệp kiểm soát rủi ro và bảo vệ quyền lợi trong quá trình nhập khẩu hàng hóa.

Khi nào cần thực hiện kiểm đếm hàng hóa?

Khâu kiểm đếm hàng hóa thường được thực hiện khi giao và nhận hàng tại kho bãi, nhà máy, cảng biển, sân bay hoặc địa điểm tập kết hàng hóa. Ở mỗi giai đoạn, công đoạn này đóng vai trò quan trọng trong việc xác định trách nhiệm và quyền lợi của các bên liên quan, cụ thể:

Kiểm đếm tại thời điểm giao hàng

Tại thời điểm giao hàng, kiểm đếm hàng hóa đảm bảo xác nhận chính xác số lượng hàng hoá mà người bán bàn giao cho đại diện của bên mua tại địa điểm giao hàng. Đây là cơ sở để người mua tính toán trước tổng giá trị đơn hàng cần thanh toán cho người bán. Đồng thời, kết quả kiểm đếm cũng là căn cứ để đơn vị vận chuyển ký biên bản giao nhận và hoàn tất vận đơn.

Kiểm đếm hàng hóa trước khi giao hàng cho người mua

Tại thời điểm tiếp nhận hàng

Kiểm đếm hàng hóa tại thời điểm tiếp nhận hàng là bước quan trọng để người mua đối chiếu số lượng và tình trạng hàng hóa thực tế so với đơn đặt hàng ban đầu. Bước này giúp phát hiện kịp thời các sai lệch, hư hỏng hàng hóa phát sinh. Đây là căn cứ để người mua ký biên bản bàn giao với đơn vị vận chuyển hoặc thực hiện các thủ tục khiếu nại, bồi thường nếu có sai sót.

Kiểm kê hàng hóa trước khi ký xác nhận nhận hàng

Vì sao nên sử dụng dịch vụ kiểm đếm hàng hóa?

Trong hoạt động nhập khẩu hàng hóa, sử dụng dịch vụ kiểm đếm chuyên nghiệp được xem là một chiến lược quản trị rủi ro thông minh. Quá trình này giúp người mua, người bán và cả đơn vị trung gian giảm thiểu những tổn thất hay tranh chấp không đáng có. Vậy lợi ích thực tế của dịch vụ kiểm đếm là gì?

Đối với người mua hàng

• Phát hiện và xử lý kịp thời các trường hợp thiếu hàng, hàng bị lỗi hoặc hư hỏng từ phía người bán.
• Tránh phát sinh chi phí đổi trả hàng do các sai sót hàng hóa không được phát hiện sớm.
• Cung cấp bằng chứng xác thực phục vụ cho các tranh chấp hoặc khiếu nại về hàng hóa khi xảy ra sai sót.
• Đáp ứng đầy đủ quy định của hải quan và cơ quan thương mại khi thực hiện thủ tục nhập hàng chính ngạch.

Lợi ích khi sử dụng dịch vụ kiểm đếm đối với người mua

Đối với người bán hàng

• Đảm bảo số lượng và chất lượng hàng hóa đúng như thỏa thuận trước khi xuất kho, từ đó củng cố uy tín và xây dựng niềm tin đối với khách hàng và đối tác.
• Hạn chế tối đa các sai sót trong khâu đóng gói, giảm thiểu nguy cơ phải bồi thường hoặc chịu phạt vi phạm hợp đồng.
• Tránh được các khiếu nại tiêu cực từ người tiêu dùng hay khách hàng khi nhận hàng hóa không đúng cam kết.

Những lợi ích nổi trội khi sử dụng dịch vụ kiểm đếm hàng hóa đối với người bán

Đối với đơn vị vận chuyển trung gian

• Nắm bắt chính xác số lượng và tình trạng hàng hóa trước khi tiếp nhận, giúp phân định rõ ràng trách nhiệm của đơn vị vận tải, từ đó hạn chế rủi ro pháp lý và các tranh chấp không đáng có.
• Hỗ trợ phân loại hàng hóa khoa học, thuận tiện cho việc sắp xếp và bảo quản trong quá trình vận tải.
• Cung cấp bằng chứng xác thực để xác minh hàng hóa hợp lệ theo quy định vận tải.

Quy trình kiểm đếm hàng hóa chi tiết

Quy trình triển khai dịch vụ kiểm đếm hàng hóa của các đơn vị vận tải chuyên nghiệp thường được thực hiện theo 5 bước cơ bản như sau:

Quy trình thực hiện dịch vụ kiểm đếm hàng hóa chuyên nghiệp

Bước 1: Kiểm đếm số lượng hàng hóa

Đội ngũ nhân viên chịu trách nhiệm kiểm đếm tiến hành kiểm kê và đối chiếu số lượng hàng hóa thực tế với danh sách đơn hàng mà khách hàng đã cung cấp. Đồng thời, ghi nhận tình trạng kiện hàng, sản phẩm và phân loại hàng hóa theo mẫu mã, màu sắc, mã SKU để tránh nhầm lẫn trong quá trình xử lý đơn.

Bước 2: Kiểm tra nhãn dán và bao bì

• Đánh giá ngoại quan và đảm bảo bao bì còn nguyên vẹn, không bị rách nát, móp méo hay hư hỏng gây ảnh hưởng đến chất lượng sản phẩm bên trong.
• Đối chiếu tính chính xác và minh bạch của các thông tin trên nhãn dán như: hạn sử dụng, mã vạch, nguồn gốc xuất xứ và các ký hiệu vận tải.

Bước 3: Giám sát quá trình đóng gói

Để giảm thiểu rủi ro hư hại khi xảy ra các sự cố rơi ngã, va đập trong quá trình vận chuyển, nhân viên kiểm đếm sẽ giám sát quá trình đóng gói đảm bảo đúng quy cách, phù hợp với packing list và tiêu chuẩn vận chuyển đường bộ, đường biển hoặc đường hàng không.

Đặc biệt đối với các loại hàng đặc thù, dễ vỡ hoặc hàng giá trị cao thì cần được gia cố bằng các vật liệu bảo vệ chuyên dụng và niêm phong cẩn thận trước khi gửi hàng.

Bước 4: Đối chiếu thông tin hàng hóa

Nhân viên kiểm đếm kiểm tra lại kỹ lưỡng số lô, ngày sản xuất, hạn sử dụng, mã vạch và ký hiệu vận tải, đảm bảo thông tin thực tế khớp với hồ sơ, chứng từ, yêu cầu của người mua. Quá trình này nhằm đảm bảo rằng hàng hóa đủ điều kiện để vận chuyển, tránh các sai sót và nhầm lẫn không đáng có.

Bước 5: Lập bảng báo cáo kiểm đếm

Tất cả kết quả kiểm kê sẽ được tổng hợp thành một bản báo cáo chi tiết để lưu hồ sơ, hỗ trợ quản lý và kiểm soát hoạt động lưu thông hàng hóa hiệu quả, đồng thời cũng là cơ sở pháp lý để giải quyết các sự cố phát sinh (nếu có).

Dịch vụ vận chuyển, kiểm đếm hàng hóa từ Trung Quốc nghiêm ngặt tại Yến China

Nắm bắt nhu cầu tiêu thụ hàng nội địa Trung giá rẻ, chất lượng ngày một tăng cao của đông đảo người tiêu dùng Việt, các hoạt động nhập hàng Trung Quốc diễn ra vô cùng sôi nổi trong những năm gần đây. Tuy nhiên, những trở ngại về thủ tục nhập khẩu rườm rà hay rào cản ngôn ngữ khiến không ít cá nhân, doanh nghiệp Việt đối mặt với nhiều rủi ro như: thất lạc hàng hóa, sai sót về số lượng, chất lượng hàng thực tế,… Nếu quý khách cũng đang gặp phải những trở ngại này khi tự nhập hàng nội địa Trung, thì hãy hợp tác cùng Yến China với giải pháp nhập hàng và vận chuyển Trung Việt trọn gói tối ưu.

Dịch vụ nhập hộ và vận chuyển hộ hàng Trung Việt trọn gói tại Yến China

Với hơn 10 năm kinh nghiệm trong lĩnh vực nhập hàng nội địa Trung, Yến China cam kết giúp khách hàng tối ưu chi phí và tạo lợi thế cạnh tranh về giá so với đối thủ khi sử dụng dịch vụ mua hộ hay ký gửi hàng Trung Quốc:

• Tìm hộ nguồn nhập hàng đáng tin cậy, đàm phán giá mua sỉ cạnh tranh với người bán và đặt hàng nhanh chóng, thanh toán hộ toàn bộ đơn hàng bằng tài khoản của công ty.
• Sở hữu kho hàng chính chủ tại Bằng Tường – Trung Quốc, hỗ trợ tiếp nhận và bảo quản hàng hóa cẩn thận từ nhà cung cấp, nói KHÔNG với thất lạc hàng.
• Cung cấp dịch vụ kiểm đếm hàng hóa theo yêu cầu với quy trình nghiêm ngặt, phát hiện sớm các sai sót trong lô hàng để đổi trả trước khi ship về Việt Nam.
• Ứng dụng các thiết bị kiểm đếm tự động tiên tiến, đảm bảo độ chính xác cao và rút ngắn thời gian xử lý đơn hàng.
• Kiểm tra kỹ lưỡng cân nặng, tình trạng hàng, mã vạch và chụp hình tình trạng đơn hàng trước khi nhập kho, đảm bảo tính minh bạch tuyệt đối.
• Xử lý toàn bộ thủ tục nhập khẩu Trung Quốc và phối hợp chặt chẽ với cơ quan chức năng để kiểm hóa hàng nhanh chóng khi cần thiết.
• Vận chuyển hàng từ Trung Quốc về Việt Nam đúng hẹn chỉ mất từ 3 – 5 ngày kể từ ngày xuất kho.
• Có bảo hiểm hàng hóa, cam kết đền bù 100% giá trị tổn thất nếu xảy ra sự cố trong quá trình vận chuyển.
• Công khai mọi chi phí dịch vụ với cước phí đặt hộ chỉ từ 1%/đơn hàng, mức giá vận chuyển Trung Việt từ 7.000 đồng/kg và phí kiểm đếm chỉ từ 800 đồng/sản phẩm.

Liên hệ ngay với Yến China để được tư vấn giải pháp nhập, vận chuyển hàng Trung Việt toàn diện cùng dịch vụ kiểm đếm chuyên nghiệp, phí cạnh tranh.

Tóm lại, kiểm đếm hàng hóa là khâu quan trọng trong giao thương và vận tải hàng hóa, đảm bảo tính pháp lý minh bạch, quyền lợi của các bên liên quan và giảm thiểu tối đa rủi ro phát sinh chi phí. Nếu quý khách đang cần nhập hàng nội địa Trung tận gốc nhưng lo ngại về vấn đề thất lạc, sai sót trong khâu vận chuyển hay thủ tục hải quan phức tạp, hãy GỌI NGAY đến Yến China qua HOTLINE 0395488506 để được tư vấn dịch vụ nhập hộ hàng chuyên nghiệp.